Ainda nos dias de hoje a ação de organização de festas e eventos é uma tarefa que merece total atenção. Esse assunto é um tanto quanto delicado e precisamos tomar o maior cuidado caso o organizador de um evento sejamos nós mesmos.

Nesta matéria iremos discutir os 07 erros mais comuns ao se organizar uma evento e apontar caminhos que devem ser seguidos e notas que devem ser levadas em pauta. Saiba como organizar o seu evento sem o perigo de dar alguma coisa errada.

1º Não escolher o local e data antes de tudo

Tudo gira em torno da data e local aonde o evento será realizado. Quando você tem certo esses detalhes será infinitamente mais simples organizar quantos convidados poderá convidar, aonde o buffet de comida ficará alocado, aonde o DJ montará o som e a pista de dança, aonde a decoração mereceria uma atenção maior, e todos os outros detalhes.

2º Não considerar acessos ao local contratado

Para não correr o risco de um trânsito inoportuno, acidente na via, enchente, falta de sinal do gps ou até mesmo o não encontro do local nos mapas, não considere apenas o óbvio, ou seja, a capacidade de pessoas que o ambiente comporta. Um dos erros mais comuns ao organizar uma festa é esquecer que há outros fatores que influenciam no êxito do evento, como a maneira como as pessoas podem chegar ao lugar escolhido.

Ao optar por um lugar situado em um bairro com altos índices de violência, muitos convidados poderão desistir de ir. Por sua vez, a escolha de um local sem estacionamento requer a pesquisa de um estacionamento próximo ao local. Todos esses detalhes darão mais segurança aos convidados e também livra os organizadores de mais uma eventualidade.

3º Não saber a quantidade média de convidados

Sem dúvidas esse detalhe irá fazer toda a diferença no seu bolso. Para isso a melhor coisa é definir uma lista de convidados no excel, grifar os potenciais convidados em verde e os possíveis furões em vermelho. Com essa ação algum número já irá ser evidenciado. No entanto a maior dica está por vir: Peça a gentileza para seus convidados confirmar a presença até uma data estipulada, aproximadamente 15 dias antes da data do evento.

4º Não ter um plano B

O fato é: imprevistos SEMPRE acontecem, não é a toa que evento deriva de palavras como EVENTUALIDADES, e como o próprio significado da palavra no dicionário diz: Acontecimento incerto, acaso e hipóteses.

para isso torna-se imprescindível um plano B ao se planejar uma festa o evento. Por mais trabalhoso que seja pensar em tudo o que pode dar errado e como você pode resolver os problemas caso eles ocorram, é melhor se prevenir ao invés de ficar se estressando e perdendo tempo resolvendo problemas inoportunos.

Ter um plano B significa ter mais de 01 fornecedor dos diferentes serviços contratados, tais como buffet, decoração, chopperia, brinquedos para as crianças, até detalhes mais extremos como gerador de energia e rotas para acesso ao evento.

Pra finalizar, anote tudo em uma planilha onde deverá conter telefone, e-mail e outros contatos de fornecedores. Assim é muito mais provável que nada de errado aconteça.

5º Não planejar e deixar tudo para a última hora

Entre os erros mais comuns ao organizar uma festa, a temporalidade é o que a galera mais escorrega. O segredo é trabalhar COM o tempo e não trabalhar CONTRA o tempo. Quem deixa para organizar as coisas na semana do evento pode ter certeza que imprevistos acontecerão e isso não será nada legal.

Lembrando que quanto mais organizado o produtor for, mais simples será a produção do evento. Crie planilhas e tabelas para auxiliar e saibam exatamente os prazos, custos e outras informações necessárias para que tudo aconteça conforme o planejamento.

6º Não provar o bolo/docinhos/salgados antes da festa

Esse ítem não precisaria nem de descrição né?! mas como estamos alertando nossos futuros produtores de eventos a não cometer nenhuma burrice, vamos alertar tudo que pudermos.

Você já reclamou de algum desses ítens numa festa? com certeza sim, e é por isso que o teste de degustação prévio deva ser feito a fim de garantir um paladar fino aos seus convidados.

7º Não contratar um DJ profissional

A música é com certeza o fator mais importante de uma festa ou evento. É através dela que as pessoas interagem, descontraem, superam barreiras de timidez e se divertem sem limites. Porntanto, contrate um DJ Profissional para seu evento.

Quer mais dicas? Entre em contato com a nossa equipe.